VIRTUELLE KONFERENZEN MEISTERN

Corona hat die meisten von uns innerhalb kürzester Zeit ins Home Office verbannt. Zwischen dem Weg vom Bett, zum Arbeitsplatz, zum Kühlschrank und zum Sofa reihen sich zahlreiche Telefon- und Videokonferenzen. Denn aus dem kurzen Tischgespräch beim Kollegen wird auf einmal ein geplantes Statusmeeting, die Kaffeepause in einen Follow-Up Termin umgewandelt, Workshops digital gehalten und lange Strategiemeetings in nun gefühlt noch längere Videokonferenzen umgewandelt. Alle, die diese Veränderung momentan erleben, werden zustimmen, dass sie stundenlang in Telefon- oder Videokonferenzen hängen und dass diese bedeutend anstrengender sind als gewohnte Präsenzmeetings. Doch warum ist das so und was gibt es bei virtuellen Konferenzen zu beachten?

Bisher durften nur wenige von uns überhaupt aus dem Home Office arbeiten. Deutschland lag sogar unterhalb der europäischen Home Office Quote! Virtuelle Meetings, also Telefon- und besonders Videokonferenzen sind daher für manche etwas komplett Neues. Dadurch passiert es, dass sich die TeilnehmerInnen zu spät oder gar nicht einwählen, vergessen, dass die Webcam an ist und auf einmal ohne Hose aufstehen oder die Verbindung ständig abbricht und keiner mehr antwortet. Sehr realitätsnah zeigt das übrigens das Video „A Conference Call in Real Life“.

Virtuelle Meetings waren bislang aufgrund der fehlenden sozialen Interaktion, der mangelnden Meeting Disziplin, dem Kampf der Alphatiere um Aufmerksamkeit und dem Fehlen wichtiger nonverbaler Signale, wie z.B. ein zustimmendes Nicken eher unbeliebt.

Damit Ihre Meetings aber in Zukunft erfolgreich werden, müssen Sie ein paar Punkte beachten.

Klären wir zuerst, warum wir virtuelle Meetings anstrengender als Präsenzmeetings finden. Wir alle sind es gewohnt digitale Medien schnell und unseren Interessen entsprechend zu nutzen. Wenn uns etwas nicht interessiert, klicken wir weg oder beschäftigen uns mit etwas anderem. Aufgrund dieser gewohnten Nutzung digitaler Medien fällt es uns nun deutlich schwerer, uns auch bei virtuellen Konferenzen über längere Zeit zu konzentrieren. Die Verlockung nebenbei Mails zu checken, Social Media Plattformen zu durchscrollen oder nach Mittagsessensrezepten zu stöbern ist allgegenwärtig und unsere Konzentration deutlich stärker gefordert.

Damit die TeilnehmerInnen sich auch über einen längeren Zeitraum konzentrieren können, achten Sie auf einen strukturierten Ablauf, die Einhaltung grundsätzlicher Verhaltensregeln und vor allem eine moderierte virtuelle Konferenz.

Die Moderation

Ich möchte eindringlich an Sie appellieren, dass Sie Ihr virtuelles Meeting wie eine Veranstaltung verstehen: Jede Veranstaltung braucht eine Person, die durchs Programm führt, unterhält, Fragen strukturiert und für einen runden Ablauf sorgt. Aus diesen genannten Gründen sollten Sie unbedingt eine Person frühzeitig als ModeratorIn benennen. Die Moderation sorgt vorab für den Versand der Einladung, inklusive Datum, Uhrzeit, Dauer und Themen des Meetings mit ggf. den benötigten Unterlagen. Zu Beginn des Meetings ist es Aufgabe des Moderators/ der Moderatorin alle Teilnehmer zu begrüßen, die Regeln kurz zu erläutern und eine Vorstellungsrunde anzumoderieren. Machen Sie sich vorab unbedingt Gedanken über die Regeln wie z.B. den Namen nennen vor jedem Wortbeitrag, keine Wortunterbrechungen etc.

Die wichtigste Rolle kommt dem Moderator/ der Moderatorin allerdings während des Meetings zu. Hier ist es essentiell, dass sich die Moderation immer als Sprachrohr sieht, Durchsetzungskraft hat und auf ein Gleichgewicht und der Redebeiträge achtet. Auch müssen stillere Teilnehmer zu Wort kommen können. Als ModeratorIn muss man immer im Hinterkopf behalten, dass sich die Teilnehmer nicht sehen können und dadurch wichtige nonverbale Signale ausbleiben. Wenn Sie ModeratorIn einer virtuellen Konferenz sind, dann sorgen Sie unbedingt für Abwechslung des Meetings. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Teilnehmer interessiert bleiben und nicht mit ihrer Aufmerksamkeit abschweifen. Bauen Sie z.B. Umfragen/ Quizfragen mit ein oder teilen Sie ihren Bildschirm, während Sie Notizen machen. Alles was sich bewegt erhöht die Aufmerksamkeit! Auch können Sie als ModeratorIn maßgeblich die Stimmung des Meetings anhand Ihrer Begrüßung bestimmen. Beachten Sie während des gesamten Meetings, dass Ihre Kommunikation sowie Gesprächsführung deutlicher sein muss als in einem Präsenzmeeting.

Niemand fällt als Profi vom Himmel: Deswegen reflektieren Sie im Anschluss das Meeting und fragen sich, ob alle Teilnehmer zu Wort gekommen sind, sich alle an die Regeln gehalten haben und was Sie sich für die Zukunft noch wünschen.

Zum Schluss noch einmal wichtige Hinweise für Videokonferenzen: Achten Sie auf angemessene Kleidung, einen ruhigen Hintergrund und eine gute Lichtausleuchtung. Vermeiden Sie am besten ausladende Gesten, diese können nämlich aufgrund von Übertragungslücken schnell aggressiv auf Ihre KollegenInnen wirken.

Dies ist nur ein kurzer Einblick worauf es bei virtuellen Meetings ankommt. Ich habe diese und weitere Tipps in einem Webinar zusammengestellt. Sollten Sie daran Interesse oder Fragen zu diesem Thema haben, schreiben Sie mir gerne eine Mail an kontakt@alissa-stein.com.

Dieser Betrag wurde von unserem Mitglied Alissa Stein geschrieben und veröffentlicht. Wer mehr über Sie erfahren möchte, findet sie unter: https://mice.bayern/event/265/moderatorin-sprecherin

Mit Alissa ist auch der nächste PODCAST ist im Kasten und für Euch zum Thema MODERATION online.

Wie wird man Moderatorin oder Moderator? Ist eine Moderation eines ONLINE Events anders? Im maximice PODCAST spreche ich mit Alissa und Nicolai über den Beruf, den Sinn & Zweck eines Moderators und über die Unterschiede in der ON & OFFLINE Welt. Zwei Perspektiven und die gleiche Meinung? Ihr werdet es hören, hier im maximice PODCAST Moderation.

https://podcasts.apple.com/…/podcast/maximice…/id1506199462…

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