E-Rechnung ab 2027: Was sich für B2B-Events ändert – und warum wir uns jetzt damit beschäftigen sollten

Hand aufs Herz: Wenn wir an die Planung eines richtig guten Business-Events denken, haben wir wahrscheinlich vieles im Kopf. Die perfekte Location, ein spannendes Programm, gutes Catering, die passende Technik und natürlich Gäste, die am Ende begeistert nach Hause gehen.

Woran wir vermutlich nicht als Erstes denken? An Rechnungsformate.

Zugegeben, E-Rechnungen klingen erst einmal nicht nach dem aufregendsten Thema unserer Branche. Aber ab dem 1. Januar 2027 wird es für viele Unternehmen ernst. Und gerade im Eventbereich, wo wir mit unterschiedlichsten Dienstleistern, Agenturen, Locations und Geschäftskunden zusammenarbeiten, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Denn die E-Rechnung verändert nicht nur, wie wir Rechnungen verschicken. Sie kann auch beeinflussen, wie wir Veranstaltungen abrechnen, Rechnungen prüfen und mit unseren Partnern zusammenarbeiten.

Schauen wir uns also an, was tatsächlich auf uns zukommt und wie wir uns darauf vorbereiten können.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich genau?

Vielleicht denkt ihr jetzt: „Moment mal, wir verschicken unsere Rechnungen doch längst digital als PDF. Was soll sich da noch ändern?“

Genau hier liegt der Unterschied.

Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, aber nicht automatisch eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Die neue E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die eine Buchhaltungssoftware direkt auslesen und weiterverarbeiten kann.

Zwei wichtige Formate sind dabei XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung auf strukturierten XML-Daten basiert, kann ZUGFeRD zusätzlich eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht enthalten.

Das Ziel: weniger manuelle Eingaben, weniger Übertragungsfehler und einfachere Abläufe in der Buchhaltung.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027?

Hier wird es interessant, denn nicht jedes Unternehmen muss ab Januar 2027 sofort seine Rechnungsstellung umstellen.

Die Einführung erfolgt schrittweise:

• Seit 1. Januar 2025: Grundsätzlich müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.

• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich auch für kleinere Unternehmen.

Wichtig: Wer 2026 genau 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, darf die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen.

Außerdem gibt es Ausnahmen, beispielsweise für Rechnungen von Kleinunternehmern, bestimmte steuerfreie Leistungen, Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.

Und was bedeutet das für unsere B2B-Events?

Stellen wir uns vor, wir organisieren einen zweitägigen Firmenkongress mit 300 Gästen.

Wir buchen eine Location, engagieren einen Caterer, benötigen Veranstaltungstechnik, arbeiten mit einer Eventagentur zusammen und beauftragen vielleicht noch einen Fotografen.

Schon haben wir fünf unterschiedliche Dienstleister und entsprechend viele Rechnungen.

Künftig können diese Rechnungen zunehmend als strukturierte E-Rechnungen bei uns eingehen.

Das ist zunächst einmal eine Umstellung. Gleichzeitig steckt darin eine echte Chance.

Wenn unsere Buchhaltungssoftware die Daten automatisch ausliest, müssen wir Rechnungsnummern, Beträge und Umsatzsteuerangaben nicht mehr einzeln übertragen.

Auch die Zuordnung zu einem bestimmten Event oder Projekt lässt sich besser organisieren.

Statt mühsam Rechnungen aus verschiedenen E-Mail-Postfächern zusammenzusuchen, können wir einen einheitlichen digitalen Prozess schaffen.

Gerade bei größeren Veranstaltungen mit vielen Gewerken kann das eine spürbare Erleichterung sein.

Vom Ticketverkauf bis zur Abschlussrechnung

Besonders spannend wird es bei der Abrechnung unserer Veranstaltungen.

Nehmen wir an, ein Unternehmen bucht zehn Tickets für einen Fachkongress. Oder ein Aussteller bestellt eine Standfläche, zusätzliche Möbel und ein Sponsoringpaket.

Hier lohnt sich ein genauer Blick darauf, wie die einzelnen Leistungen abgerechnet werden.

Denn nicht jedes Veranstaltungsticket fällt automatisch unter die E-Rechnungspflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und bestimmte Fahrausweise sind beispielsweise ausgenommen.

Bei größeren B2B-Rechnungen für Teilnahmegebühren, Standmieten oder Sponsoringleistungen kann dagegen eine E-Rechnung erforderlich sein, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Für uns als Veranstalter bedeutet das: Wir sollten prüfen, ob unsere Ticketing-, Buchungs- und Abrechnungssysteme die benötigten Formate unterstützen.

Besonders wichtig ist die Schnittstelle zwischen Eventmanagement und Buchhaltung.

Denn die schönste digitale Anmeldung bringt wenig, wenn wir die Rechnungsdaten anschließend wieder manuell übertragen müssen.

Auch für Locations und Eventdienstleister ändert sich einiges

Nicht nur Veranstalter sind betroffen.

Auch Hotels, Tagungslocations, Caterer, Messebauer, Technikdienstleister und Eventagenturen müssen sich mit der E-Rechnung beschäftigen.

Ein Beispiel: Eine größere Eventlocation stellt einer Agentur nach einer Firmenveranstaltung eine Rechnung über Raummiete, Catering und zusätzliche Dienstleistungen.

Erfüllt die Location die Voraussetzungen für die Ausstellungspflicht, muss sie dafür künftig grundsätzlich eine E-Rechnung verwenden.

Die Agentur wiederum muss diese empfangen und verarbeiten können.

Gerade wenn wir mit vielen unterschiedlichen Partnern zusammenarbeiten, ist es deshalb sinnvoll, frühzeitig über die Rechnungsprozesse zu sprechen.

Welche Formate werden unterstützt? An welche E-Mail-Adresse sollen Rechnungen gehen? Welche Projektnummer benötigen wir für die interne Zuordnung?

Solche Fragen wirken vielleicht nebensächlich. Im Alltag können sie uns aber einiges an Zeit sparen.

Die Sache mit den internationalen Events

Unsere Branche ist international. Wir organisieren Kongresse mit Gästen aus verschiedenen Ländern, arbeiten mit ausländischen Speakern zusammen oder buchen Dienstleister außerhalb Deutschlands.

Hier ist wichtig zu wissen: Die neue deutsche B2B-E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, die im Inland steuerbar sind.

Bei grenzüberschreitenden Leistungen können andere Regelungen gelten.

Gerade bei internationalen Kongressen, ausländischen Ausstellern oder komplexen Veranstaltungsleistungen lohnt sich deshalb eine individuelle steuerliche Prüfung.

Denn nicht allein der Veranstaltungsort entscheidet darüber, welche Rechnungsregeln gelten.

Was können wir jetzt schon vorbereiten?

Wir müssen aus der E-Rechnung kein riesiges IT-Projekt machen. Aber ein bisschen Vorbereitung hilft.

Zunächst sollten wir prüfen, ob unsere Buchhaltungssoftware E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch lesen, erstellen und korrekt archivieren kann.

Anschließend lohnt sich ein Blick auf unsere Eventprozesse.

Können wir Rechnungen einzelnen Veranstaltungen zuordnen? Lassen sich Bestellnummern oder Projektreferenzen hinterlegen? Und wissen unsere Mitarbeitenden, wie sie mit eingehenden XML-Dateien umgehen?

Auch mit unseren Dienstleistern können wir frühzeitig klären, welche Rechnungsformate und Übermittlungswege sie verwenden.

Wichtig ist außerdem, den strukturierten Originaldatensatz aufzubewahren. Eine ausgedruckte oder lediglich als PDF gespeicherte Ansicht ersetzt diesen nicht.

Wer seine Abläufe rechtzeitig testet, vermeidet unnötige Hektik zum Jahreswechsel.

Weniger Verwaltung, mehr Zeit für gute Events?

Was uns an der E-Rechnung besonders interessiert, ist das Potenzial für den Arbeitsalltag.

Denn seien wir ehrlich: Wir sind nicht in der Eventbranche gelandet, weil wir besonders gerne Rechnungsdaten abtippen.

Wir möchten Veranstaltungen gestalten, Menschen zusammenbringen und besondere Erlebnisse schaffen.

Wenn uns digitale Prozesse dabei helfen, administrative Aufgaben zu reduzieren, ist das doch eine gute Entwicklung.

Natürlich passiert das nicht automatisch. Eine E-Rechnung allein macht noch keine effiziente Buchhaltung. Erst wenn Software, interne Abläufe und die Zusammenarbeit mit unseren Partnern zusammenpassen, entsteht ein echter Vorteil.

Aber genau darin liegt die Chance.

Vielleicht nutzen wir die Umstellung, um unsere gesamten Abrechnungsprozesse einmal neu zu betrachten.

Unser Fazit: Eine kleine Datei mit ziemlich großem Potenzial

Die E-Rechnung wird unseren nächsten Kongress nicht spektakulärer machen. Sie sorgt auch nicht für besseres Catering oder kreativere Bühnenkonzepte.

Aber sie kann etwas verändern, das hinter den Kulissen mindestens genauso wichtig ist: unsere Organisation.

Gerade bei B2B-Events, bei denen viele Unternehmen, Leistungen und Rechnungen zusammenkommen, können strukturierte digitale Prozesse den Arbeitsalltag vereinfachen.

Unser Gedanke dazu: Nutzen wir die E-Rechnung nicht nur als gesetzliche Pflicht, sondern als Anlass, unsere Abläufe ein bisschen smarter zu gestalten.

Denn je weniger Zeit wir mit unnötiger Verwaltung verbringen, desto mehr bleibt für das, was unsere Branche ausmacht: gute Ideen, persönliche Begegnungen und unvergessliche Veranstaltungen.

Anmerkung: Das ist keine rechtsverbindliche Auskunft, das dürften und wollen wir nicht. Fehler und Irrtümer vorbehalten. Bitte kontaktiert euren Steuerberater oder offizielle Behörden wenn ihr Fragen dazu habt. Wir übernehmen keine Gewähr. Wir sind MICE Profis, keine Steuerberater oder Rechtsanwälte!